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6.メーリングリスト運営手順

最終更新:2015年1月21日

(MLの種類)
当サークルでは常設ML(メーリングリスト)を6種類運用します。
平成22年度(平成22年5月)から、さくらレンタルサーバ内に移行し、独自ドメイン「mie-kotonoha.info」を取得して運用しています。WEBサイトトップページのURLは、http://www.mie-kotonoha.info/ です。
なお、常設MLは、すべて差出人アドレスがわかる(公開)設定とし、それぞれ2~3名の管理者を置きます。

1.全体ML
このMLが配信されている状態を「入会・参加」とみなします。
したがって、このMLはその年度の全ての会員に配信されます。

2.派遣ML
5つあり、それぞれ対象となる機関からの派遣依頼をここで流します。
厚生労働省通達による「要約筆記奉仕員養成カリキュラム」に準じた、又は同等以上の講座を修了し、それぞれのMLの対象となる機関に登録している方に配信されます。
派遣終了後は、活動報告もアップし、メンバー間で情報を共有します。
打診に対する回答は、平成22年8月より、派遣回答専用の掲示板URL(各案件ごとに独自URLを自動生成)にアクセスして各自が回答し、回答担当者が集計しコーディネイトにまわす(MLには返信しない)。

①県登録者派遣ML
・三重県と三聴障協に登録し活動しているパソコン要約筆記者のみのMLです。
②四日市市登録者専用派遣ML
・四日市市に登録し活動しているパソコン要約筆記者のみのMLです。
③伊賀市登録者派遣ML
・伊賀市に登録し活動しているパソコン要約筆記者のみのMLです。
④桑名市登録者派遣ML
・桑名市に登録し活動しているパソコン要約筆記者のみのMLです。
⑤名張市登録者派遣ML
・名張市に登録し活動しているパソコン要約筆記者のみのMLです。
⑥鈴鹿市登録者派遣ML(2014年度新設)
・鈴鹿市に登録し活動しているパソコン要約筆記者のみのMLです。


3.役員ML
・役員のみ(定員11名以下)のMLです。
・ただし、総会から次年度4月末日までは引継期間で新旧役員が混在します。

(ML運営手順)
どのMLも、基本的な運営手順は同じです。
変更などは参加者が申し出て、管理者が登録・変更を行うのが原則となっています。

A.入会、新規登録などの場合
1.全体ML
・入会希望者から代表アドレスに次の項目を記載して入部希望メールを送付してもらい、同時に年会費の振込みを確認。
[住所、氏名、電話(あればFAXも)、参加用メールアドレス]
・役員で確認(役員MLにて)後、管理者に連絡。
・管理者は参加処理をしてからMLにて新入会者の紹介と、入会者本人に対して「このメールが届いたらお返事下さい」のアナウンスをする。

2.派遣ML
・登録状況を本人から管理者に申請してもらう。
・登録確認が取れたら、管理者が参加処理。
・年度初頭は、ある程度登録者が出揃った時点でメンバーをML上で確認。

3.役員ML
・総会で役員を決定後、4月末までを基本的な引継ぎ期間とし、この間は新旧役員全員が役員MLに参加とする。
・引継ぎが終わったら、役員ML上で案内した上で、旧役員を削除。

B.年度途中でのアドレス変更または・退会
・いずれのMLも、変更または退会する本人がML上で変更を申し出る。
・退会の場合は未払いの会費などがあればすみやかに入金する。
・管理者は処理操作を行ってからML上に下記2点を記載したメールを投稿。
 ・処理を行ったことの報告
 ・変更の場合は、本人に対する確認要請の連絡


※参考:派遣MLにおける依頼~活動報告までの流れ(登録PC要約筆記者のみ)
(1)【派遣依頼】メール・・・依頼内容(日程や場所など)を示し、都合を打診する
(2)【内定】・・・コーディネイト機関への回答を公表
(3)【派遣メンバー決定】or【キャンセル】・・・最終的に派遣が決定したかどうか
(4)【現場活動報告】・・・派遣終了後、メンバーから派遣MLへの内容報告

※これらの内容に疑問や不安がある場合は、代表アドレスまでご連絡ください。

(改訂履歴)
平成21年3月29日 休会処理の廃止に伴う記述と派遣ML定義の改訂。「派遣MLにおける依頼~活動までの流れ」を追記。
平成22年3月27日 役員MLの定員を「相談役」を含めた「9名以下」に変更。
平成23年3月26日 「派遣MLの種類」に「名張市登録者派遣ML」を追記。
平成24年3月24日 役員MLの定員を「11名以下」に変更。派遣ML数を「5つ」、「※参考 派遣MLの流れ」を修正。
平成25年3月30日 役員MLの定員数を削除。



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